یک حسابدار

مجموعه مقالات و بررسي هايي درباره حسابداري

چگونه با access یک نرم افزار حسابداری طراحی کنیم

طراحی یک نرم افزار ساده حسابداری

در این مبحث ما سعی می نماییم ، با توجه به آشنایی قبلی از محیط Access ، یک نرم افزار ساده حسابداری طراحی و حین کار ، دانسته های خود را از محیط Access به صورت عملی به کار ببریم .

در این نرم افزار ما برای ثبت عملیات مالی ، از کدهای کل و معین استفاده نموده و گزارشات مورد نیاز خود را طراحی می نماییم .

ایجاد جداول مورد نیاز

چارچوب اصلی یک برنامه ، طراحی جداول مربوط آن است ، بنابر این با دقت جداول مورد نیاز و فیلد های تشکیل دهنده آن را تعیین نمایید .

در بیان بسیار ساده ، جداول در محیط Access همانند Sheet در محیط Excel می باشند و هر ستون Sheet در محیط Excel یک فیلد در محیط Access است . در محیط Excel تاکیدی بر تعیین نوع داده مورد استفاده در هر ستون ( فیلد ) نشده و شما می توانید ، در یک ستون انواع مختلفی از داده ها را داشته باشید . اما Access در زمان درج اطلاعات تنها در دامنه تعریف شده ، اجازه ورود داده ها به جدول را خواهد داد .

برای نرم افزار مالی مدنظر ، ما از چهار جدول استفاده می نماییم .

  • 1 - جدول حسابهای کل : شامل اطلاعات مربوط به حسابهای کل مورد استفاده ، حین صدور سند می باشد .
  • 2 - جدول حسابهای معین :حاوی اطلاعات حسابهای معین و اینکه این حساب معین زیر مجموعه کدام حساب کل است ، خواهند بود .
  • 3 - جدول سربرگ سند : اطلاعات کلی سند مانند شماره سند و تاریخ سند در این جدول منظور می شوند .
  • 4 - جدول جزئیات سند :اطلاعات مربوط به حسابهایی که بابت صدور یک سند بدهکار یا بستانکار می شوند در این جدول قرار خواهند گرفت .
  • * برای تطبیق نرم افزار تهیه شده با مطالب جزوه ، از همان نامهای استفاده شده در جداول ارائه شده ، برای ذخیره جداول ، فیلدها ، فرمها و سایر موارد استفاده گردد .

 

تعیین فیلد های مورد نیاز در هر جدول

اولین مرحله در ایجاد جدول تعیین فیلدها ( ستونها ) مورد استفاده در یک جدول می باشد . که شامل نام و نوع فیلد خواهد بود . در تعیین فیلدها به نکات ذیل توجه نمایید :

  • 1 - از نام لاتین و مناسب با اطلاعاتی که در هر فیلد قرار می گیرد ، استفاده نمایید .
  • 2 - اطلاعات را به قطعات کوچکتر تقسیم نمایید .
  • 3 - تمام جزئیات را در یک جدول نگهداری نمایید .
  • 4 - از تکرار اطلاعات خوداری نمایید .
  • 5 - از درج اطلاعات غیر ضروری پرهیز نمایید .

بعد از تعیین نام فیلد ، باید نوع داده هایی که در این فیلد قرار می گیرد را مشخص نماییم . جدول ذیل انواع داده ها و توضیحاتی در رابطه با آن را ارائه می نماید .

 

نوع داده

توضیح

مثال

Text

اعداد،حروف،علایم و نمادها - حداکثر 255 کرکتر

کد حسابها - شرح حسابها - شرح سند

Memo

حجم زیادی از اطلاعات متنی - حداکثر 63538 کرکتر

ملاحظات سند

Number

انواع مختلفی از اعداد منفی مثبت و اعشاری

بدهکار و بستانکار

Date/Time

تاریخ ، زمان یا هردو

تاریخ سند حسابداری

Currency

مشابه نوع داده های Number

بدهکار و بستانکار

Auto number

شماره مسلسل

شماره سند

Yes/No

فیلدهای دو مقداری

متاهل/مجرد- درست/غلط - بله/خیر

OLE object

داده های باینری

تصاویر و اسناد از برنامه های دیگر

Hyperlink

آدرس پست الکترونیک ، وب سایت و مسیر یک فایل

hadibo@gmail.com

Lookup Wizard

محدود نمودن داده به مقادیر جداول دیگر

 

 

اگر نوع فیلد خود را از نوع Number انتخاب کنید ، باید در تب General پایین کادر تبادلی ( شکل ذیل ) گزینه Field Size را که پیش فرض آن Long_Integer است ، یکی از مقادیر جدول صفحه بعد را بر حسب تشخیص انتخاب نمایید :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Field Size

توضیحات

از

تا

دقت اعشاری

فضای مورد نیاز

Byte

یک عدد صحیح

0

255

---

یک بایت

Integer

یک عدد صحیح

768ر32-

767ر32

---

دو بایت

Long Integer

یک عدد صحیح

648ر438ر241-

647ر438ر241

---

چهار بایت

Single

اعداد مثبت و منفی با حداکثر 38 صفر

هفت رقم

چهار بایت

Double

اعداد مثبت و منفی با حداکثر 308 صفر

پانزده رقم

هشت بایت

Decimal

اعداد مثبت و منفی با حداکثر 28 صفر

بیست و هشت رقم

هشت بایت

Currency

 

477ر685ر203ر233ر92-

478ر685ر203ر233ر92

چهار رقم

هشت بایت

 

طراحی جداول حسابهای کل و معین

جدول حسابهای کل دارای دو فیلد کد حساب و شرح کد حساب خواهد بود .

کد حساب کل یک مقدار غیر قابل تکرار است . یعنی یک شماره حساب نمی تواند برای دو شرح حساب استفاده گردد ، و Access برای این منظور ابزاری را به نام Indexed در اختیار شما قرار می دهد . ( ایندکس بیشتر برای سرعت بخشیدن به جستجو در دیتا بیسهای بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد ) اگر شما مقدار این گزینه را همانند شکل روبرو (Yes(NoDuplicates انتخاب کنید Access حین کار به کاربر اجازه نخواهد داد ، یک مقدار را دوبار در این فیلد وارد کند .

با توجه به اینکه هر حساب معین زیر مجموعه یک حساب کل است ، در جدول حسابهای معین ما از سه فیلد کد حساب ، شرح حساب و حساب کل مربوط به این حساب استفاده می نماییم ، کد حساب می بایست دارای ایندکس بدون تکرار باشد .

در ذیل فیلدهای تشکیل دهنده جداول حسابهای کل و معین ، نوع و اندازه هر فیلدها ارائه شده است .

 

code_koll

code_moin

نام فیلد

نوع فیلد

سایز فیلد

index

نام فیلد

نوع فیلد

سایز فیلد

index

code

text

2

 

code

text

2

 

desc

text

50

 

desc

text

50

 

 

code_koll

text

2

 

 

 

بر قراری ارتباط بین دو جدول حسابهای کل و معین

به طور کلی ارتباط جداول در Access سه نوع است :

  • 1 - ارتباط یک به یک
  • 2 - ارتباط یک به چند
  • 3 - ارتباط چند به چند

کاراترین ارتباط ، ارتباط یک به چند است . در نرم افزار ما ، چند حساب معین می توانند زیر مجموعه یک حساب کل باشند ( اگر حساب کل شما حقوق دریافتی باشد حسابهای معین آن حقوق پایه ، حق جذب ، حق اولاد و... خواهند بود ) .

بنابر این باید بین فیلد code_koll در جدول code_moin و فیلد code در جدول code_koll ارتباط یک به چند برقرار گردد برای اینکار از از منوی Tools گزینه Relationships را انتخاب و با استفاده از شکل  که در نوار ابزار وجود دارد ، جداولی را که می خواهید بین آنها ارتباط برقرار نمایید اضافه کرده و با استفاده از موس بین فیلد های مورد نظر ارتباط برقرار نمایید . کادر تبادلی روبرو پس از اینکار نمایش داده خواهد شد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در انتهای کار می بایست ارتباط به شکل روبرو ایجاد شده باشد  .

 

 

 

 

 

 

 

 

دو دلیل می تواند موجب گردد که ارتباط از نوع یک به چند ایجاد نگردد .

  • * فیلد مادر Index ندارد
  • * نوع داده در فیلدهای مادر وفرزند از یک نوع نباشد

 

 

 

طراحی جداول سربرگ و جزئیات سند

تا کنون ما هنوز جداول حسابهای خود را طراحی نموده ایم و دو جدول سربرگ اسناد که اطلاعات کلی سند را در خود جای می دهد و جدول جزئیات سند که حاوی اطلاعات ثبتهای هر سند است باقی مانده است .

فیلد های مورد استفاده در این جداول به شرح ذیل خواهد بود :

Main

main_acc

نام فیلد

شرح فیلد

نوع فیلد

سایز فیلد

نام فیلد

شرح فیلد

نوع فیلد

سایز فیلد

index

doc_number

َشماره سند

Number

Long Integer

doc_number

َشماره سند

Auto Number

 

 

Koll

حساب کل

text

2

date

تاریخ سند

text

10

 

Moin

حساب معین

text

2

desc

شرح

text

50

 

Desc

شرح

text

70

del

حساب تفصیلی

Yes/No

 

 

Debit

بدهکار

Number

Double

 

 

 

 

 

Credit

بستانکار

Number

Double

 

 

 

 

 

 

به ارتباطات موجود بین جدول حسابهای کل و معین ، ارتباطات ذیل ( از نوع یک به چند ) را اضافه نمایید :

  • * سربرگ سند با جزئیات سند ، از طریق شماره سند .
  • * حساب کل در جزئیات سند با کد حساب کل ، جدول حسابهای کل
  • * حساب معین جزئیات سند با کد حساب معین در جدول حسابهای معین

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

طراحی فرم با استفاده از ویزاد

اکنون که جداول مورد نیاز را ساخته و ارتباط بین آنها نیز برقرار گردیده است ، می توانیم شروع به درج اطلاعات در جداول ایجاد شده نماییم . یک راه ساده آن مراجعه به جدول و درج اطلاعات در آن است . اما ما میخواهیم از طریق فرم که عمده ترین کاربرد آن ورود اطاعات است ، این کار را انجام دهیم . ما چهار فرم با نامهایی که در شکل روبرو درج شده است ایجاد می نماییم .

 

 

برای شروع با استفاده از ویزاد اکسس یک فرم از نوع Single_form برای ورود حسابهای کل ایجاد می نماییم . شکل روبرو اولین مرحله از این کار است .

 

 

 

 

 

بعد از تایید فرم ورود حسابهای کل به شکل ذیل ایجاد می گردد .

 

 

 

 

حال با ورود به بخش Design (شکل روبرو ) کارایی و زیبایی فرم بهبود می بخشیم .

 

 

 

 

در حال حاضر هنگام باز شدن فرم ، از اولین حساب تعریف شده ، کار شروع می شود . با تغییر مقدار Data_Entry به Yes کاری می کنیم در ابتدا زمانی که فرم باز می شود ، یک فضای خالی برای ورود اطلاعات در اختیار کاربر قرار دهد .

 

 

 

 

 

نام مورد نظر خود را که می خواهیم در نوار آبی بالای فرم نمایش داده شود در محل Caption درج نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اضافه کردن کلید خروج از فرم با استفاده از ویزاد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در انتها فرم به نمای ذیل تبدیل خواهد شد .

 

 

 

 

اولین رکورد را در جدول با استفاده از فرم وارد نماییم

 

 

 

حال می خواهیم با استفاده از ویزارد فرمی از نوع Continuons_forms برای ورود و اصلاح کد های معین طراحی نماییم بنابر این مراحل ذیل را دنبال می نماییم .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تبدیل Text_Box به Combo_Box  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مقدار دهی به Combo_Box

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ویرایش شکل ظاهری Combo_Box

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در نهایت فرم به شکل ذیل در خواهد آمد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

طراحی یک فرم کاراتر

برای ورود اطلاعات سند ابتدا سربرگ یک سند را ایجاد می نماییم . این کار را بدون استفاده از ویزاد انجام خواهیم داد . ( یک فرم از نوع Single_form طراحی نمایید )

برای اینکار ایکون  را انتخاب کنید فرم تبادلی روبر نمایش داده می شودOk  کنید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

جدولی که فرم ، اطلاعات آن را ویرایش می کند انتخاب می کنیم .

 

 

 

 

 

 

 

کار را ادامه می دهیم تا به شکل ظاهری ذیل برای فرم دست پیدا نماییم .

 

 

مواردی که در طراحی این فرم باید گنجانده شود :

  • * شماره سند قابل دسترسی نباشد .
  • * فرمت تاریخ با استفاده از Input_Mask محدود گردد .
  • * شرح سند را تبدیل به Combo_Box نموده ، که از شرح سند های قبلی بتوان هنگام صدور سند استفاده نمود .
  • * اضافه نمودن یک کلید که دو کار ذخیره سربرگ سند و باز کردن فرم جزئیات سند را انجام دهد .

 

 

شماره سند را از دسترسی کاربر خارج می کنیم

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

استفاده از Input_Mask برای ورود تاریخ در فرمت مشخص برای جلوگیری از ورود تاریخ سند با فرمتهای مختلف با استفاده از ویزاد :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ویزارد همیشه گزینه های محدودی که بیشترین کاربرد را دارد در اختیار شما قرار می دهد ، جدول ذیل کرکتر های مورد استفاده در Input_Mask را ارائه می نماید .

کرکتر

شرح

0

رقم ( از صفر تا نه )

اجباری

9

رقم ( از صفر تا نه )

اختیاری

#

رقم و علامتهای + و -

اختیاری

L

حرف

اجباری

?

حرف

اختیاری

A

حرف یا رقم

اجباری

a

حرف یا رقم

اختیاری

&

کرکتر (حرف،عدد،نقطه وغیره)

اجباری

c

کرکتر (حرف،عدد،نقطه وغیره)

اختیاری

 

با استفاده از مطالب ارائه شده در طراحی فرم معین باید بتوانید Combo_Box شرح سند را ایجاد نمایید .

 

 

چون ما هنوز فرم جزئیات سند را ایجاد نکرده ایم نمی توانیم بخش دوم از وظایف کلید را تعریف نماییم ولی بخش ذخیره رکورد را با استفاده از ویزارد و مشابه آنچه در طراحی فرم کل گفته شد انجام دهید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نمایه فرم ورود جزئیات اطلاعات سند به شکل ذیل است :

 

مواردی که در طراحی این فرم باید گنجانده شود عبارتند از :

  • * این فرم از نوع Continuons_Forms است .
  • * شماره سند ، تاریخ سند و شرح سند ( سربرگ سند ) می بایست از فرم قبلی ایجاد شده فراخوانی گشته وکاربر نتواند آنها را تعییر دهد .
  • * در پایین فرم جمع بدهکار و بستانکار و تفاضل ایندو برای ثبتهای درج گردیده محاسبه گردد .
  • * حساب کل و معین جزئیات سند به صورت Combo_Box خواهند بود . در Combo_Box حسابهای معین ، تنها حسابهای معین مرتبط با حساب کل منظور شده در دسترس باشند .
  • * شرح جزئیات سند به صورت Combo_Box از شرح هایی که تا کنون درج گردیده باشد . دیفالت آن شرح سربرگ سند باشد .
  • * تنها بدهکار یا بستانکار مبلغ داشته باشند .
  • * بعد از اینکه کنترل گردد ، جمع بدهکار و بستانکار سند باهم برابر است ، این فرم و فرم سربرگ سند باهم بسته شود .

 

 

 

همانند طراحی فرم سربرگ سند با استفاده از آیکون  وارد بخش Design فرم می شویم ، گزینه Record_Source را انتخاب و به شکل ذیل تنظیم نمایید .

 

 

بعد از تنظیم این گزینه تب Data در جدول خصوصیات فرم به شکل روبرو خواهد بود .

 

 

 

 

 

 

گزینه های تب Format جدول خصوصیات فرم را برای تبدیل فرم به نوع Continuons_Forms به شکل روبرو تغییر دهید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

به طور کلی فرم و گزارشات از پنج بخش ابتدا و انتهای فرم ( گزارش ) ، بالا و پایین صفحه فرم ( گزارش ) و جزئیات فرم (گزارش )‌ تشکیل یافته است .

ما در فرم جزئیات سند از بالای فرم برای نمایش اطلاعات کلی سربرگ سند ، از جزئیات فرم برای ثبتهای سند و از پایین فرم برای جمع بدهکار و بستانکار و نمایش مبلغ تفاضل بدهکار و بستانکار استفاده می نماییم . برای دسترسی به بالا و پایین فرم از منوی View گزینه Form_Heade/Footer را انتخاب نمایید .

ابتدا ما بالای فرم ( Header ) را به شکل ذیل تکمیل می کنیم :

 

 

کلید « ثبت و خروج » را در انتهای بحث توضیح می دهیم .

قبلا گفته شد که چگونه ما می توانیم بخشی از اطلاعات را از دسترسی کاربر خارج نماییم ، به همان ترتیب شماره ، تاریخ و شرح سند را از دسترس کاربر خارج نمایید .

*      اما چه کنیم که شماره ، تاریخ و شرح سند از فرم سربرگ سند فراخوانی شود .

برای اینکار از گزینه Default_Value استفاده می نماییم . در شکلهای ذیل مقداردهی شماره سند نمایش داده شده است ، با همین روش Default_Value تاریخ سند و شرح سند را نیز مقداردهی نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*   چگونه در پایین فرم (Footer ) جمع بدهکار و بستانکار و تفاضل ایندو را برای ثبتهای انجام شده ارائه نماییم .

همانگونه که ملاحظه می گردد ، برای جمع گرفتن فیلدهای بدهکار و بستانکار درج شده در یک فرم ( گزارش ) می توان از دستور Sum() استفاده کرد .

 

برای نمایش تفاضل جمع بدهکار و بستانکار سند یک Text_Box اضافه نموده و Control_Source آن را با استفاده از Expression_Builder به شکل زیر مقداردهی نمایید .

 

به طور کلی ، برای نمایش عملیات ریاضی چند Text_box از همین روش می توانید استفاده نمایید .

 

 

*   حساب کل و معین به صورت Combo_Box باشند و در Combo_Box حساب معین ، تنها حسابهای معینی که قبلا به عنوان زیر مجموعه حساب کل انتخاب شده در دسترس باشند .

در ایجاد فرم ورود حسابهای معین به صورت کامل به ایجاد Combo_Box اشاره گردید ، پس به همان روش حساب کل و معین را به Combo_Box تبدیل نمایید .

برای اینکه دسترسی کاربر هنگام انتخاب کد معین تنها به حسابهای معین زیر مجموعه حساب کل انتخاب شده محدود گردد Row_Source کمبوباکس حساب معین را به شکل روبرو تنظیم نمایید .

 

 

 

اما هنوز یک ایراد در کار وجود دارد ، که در تمام طول سند مقادیر حساب معین محدود به اولین رکورد حساب کل خواهد بود . برای رفع این نقیصه ، می بایست پس از هر بار مقداردهی به حساب کل یک بار Combo_Box حساب معین مجدد مقدار دهی شود . برای اینکار در تب Event کمبوباکس حساب کل باید تعریف کرد که پس از هر بار به روز شدن یکبار Combo_Box حساب معین اصطلاحا Requery گردد .

برای اینکار مراحل زیر را دنبال کنید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

بعد از انتخاب Code_Builder وارد محیط برنامه نویسی در Visual_Basic خواهید شد . همانند شکل زیر عمل نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      چگونه کنترل نماییم که در هر سطر سند یا بدهکار مبلغ داشته باشد یا بستانکار و نه هر دو آنها .

برای اینکار می بایست در تب Event بدهکار و بستانکار ، تعریف نماییم که پس از هر بار تغییر مقادیر ، مقدار دیگری را صفر قرار دهد .

ابتدا برای مبلغ بدهکار و در تب Event در بخش After_Update همانگونه که در بالا توضیح داده شده وارد محیط Visual_Basic شده و دستورات ذیل را درج نمایید .

 

در بالا با استفاده از شکل ساده دستور If تعیین نموده اید ، که اگر مقدار بدهکار مخالف صفر است مقدار بستانکار را صفر قرار دهد .

بدیهی است برای بستانکار می بایست دستور ذیل در بخش After_Update در محیط Visual_Basic درج گردد :

 

 

برای کنترل بیشتر می توان دستوراتی که اجازه ندهد ، مقدار منفی در بدهکار و بستانکار درج گردد ، استفاده گردد .

 

 

 

 

 

 

 

 

*   در کلید « ثبت و خروج » کنترل کنیم که جمع ثبتهای بدهکار و بستانکار برابر است و سپس فرمهای سند و سربرگ سند را ببندیم .

طبیعتا اگر مقدار Text_Box پایین صفحه صفر باشد ، جمع بدهکار و بستانکار برابر است . پس در تب Event و بخش On_Click در محیط Visual_Basic دستورات ذیل را درج می نماییم :

 

در بالا از دستور If به صورت کامل استفاده شده است . ساختار دستور If به شکل ذیل است :

       Then شرط If        

دستورات اگر شرط درست بود

Else
دستورات اگر شرط غلط بود

End If

اگر شرط درست بود ( مقدار تفاضل بدهکار و بستانکار صفر باشد ) فرم سربرگ سند و جزئیات سند بسته خواهد شد .

یک روش بسیار ساده برای ساختن این دستورات و سایر نیازهای در محیط Visual_Basic وجود دارد و آن استفاده از محیط Macro است . برای اینکار از گزینه  در تب Macro استفاده نمایید ، وارد محیط Macro خواهید شد .

محیط Macro یکسری دستوراتی که عمدتا در برنامه نویسی استفاده می شود ، در اختیار شما قرار خواهد داد . یک Macro به شکل ذیل ایجاد و ذخیره نمایید :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Macro را می توان به صورت مستقیم به قسمت Event هر بخش از برنامه اتصال داد . اما ما می خواهیم کد از کد آن در محیط Visual_Basic استفاده نماییم بنابر این از مسیر

Tools/Macro/Convert_Macro_To_Visual_Basic

استفاده نمایید :

 

 

 

بعد این کار دستور

    DoCmd.Close acForm, "enter_sanad"

در محیط Visual_Basic ساخته می شود و شما با یک کپی پیس ساده می توانید در محلهای مورد نظر از آن استفاده نمایید .

 

  • * اگر شرط غلط بود به کاربر پیغام داده می شود که جمع بدهکار و بستانکار سند برابر نیست . برای این کار از دستور MsgBox استفاده شده است . فرمت کلی این دستور به شکل ذیل است :

MsgBox(prompt[, buttons] [, title] [, helpfile, context])

شما می توانید با استفاده از این دستور نظر کاربر را در رابطه با موضوعی سوال ، و بر اساس جواب کاربر ادامه کار را مسیر دهی نمایید .

فرم تکمیل شده آن با نام enter_sanad_general ذخیره نمایید .

 

 

به فرم enter_sanad ( سربرگ سند ) برگردیم و کلید « ورود جزئیات سند » را مقداردهی نماییم ، قرار بود این کلید رکورد را ذخیره و فرم enter_sanad_general را باز نماید . بخش اول کار ( ذخیره رکورد ) را با ویزارد انجام داده اید و برای بخش دوم کار یعنی « باز کردن فرم enter_sanad_general » با استفاده از Macro و به روش تبدیل کد آن به دستورات Visual_Basic انجام دهید . در نهایت باید در تب Event و بخش On_Click دستورات ذیل در محیط Visual_Basic درج شده باشد :

 

طراحی یک فرم ساده و تعریف آن به عنوان StartUp برنامه

یک فرم ساده به شکل زیر طراحی نمایید ، هنگام باز شدن برنامه تنها این فرم در اختیار کاربر قرار گرفته و کاربر با استفاده از کلیدهای این فرم به سایر فرمها و گزارشات برنامه دسترسی خواهد داشت . فرم را با نام Main ذخیره نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

برای اینکه این فرم را به عنوان StartUp تعریف نمایید از مسیر Tools/StartUp استفاده نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

با استفاده از کتابی که در اختیار شما قرار گرفته شده است اثرات تغییر در گزینه های این کادر تبادلی را بررسی نمایید .

 

 

 

 

 

 

 

 

گزارشات

شما با استفاده از بخش Report نرم افزار Access می توانید تمام گزارشات مد نظر خود را طراحی و استفاده نمایید . در اینجا ما فقط به ارائه یک گزارش که گردش یک حساب کل را به ریز معین به معین نمایش میدهد خواهیم پرداخت امید است با مطالبی که فرا گرفته اید بتوانید از تنوع گزارشات لذت ببرید .

برای شروع کار شما می بایست تعیین نمایید که گزارش کدام حساب کل را مد نظر دارید . برای ساده شدن کار از همان فرم Main استفاده می نماییم . در فرم Main یک ‍‍Combo_Box که کدهای حسابهای کل را نمایش می دهد اضافه می نماییم :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

بخش خصوصیات این ‍‍Combo_Box را به شکل ذیل تنظیم نمایید :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

حال با استفاده از آیکون  یک فرم خالی به شکل ذیل ایجاد نمایید :

 

 

 

 

 

 

 

همانگونه که می بینید سه بخش بالای صفحه گزارش ، جزئیات گزارش و پایین صفحه گزارش در اختیار شما قرارداد اگر بخواهیم از دو بخش دیگر ابتدا و انتهای گزارش نیز استفاده نماییم در منوی View گزینه Report_Haeder/Footer را تیک نمایید .

برای تهیه فرم باید مراحل ذیل را طی نمایید :

  • * تب Data و گزینه Record_Source به شکل ذیل تکمیل نمایید .

 

همانگونه که ملاحظه می نمایید ، کد حساب کل به ‍‍Combo_Box فرم Main محدود شده است .

 

بخش Sorting_and_Grouping فرم را به شکل ذیل تکمیل نمایید :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شما گزارش را معین به معین گروه بندی ، و هر گروه را بر اساس شماره سند مرتب ( Sort ) نموده اید .

 

 

  • * در ابتدای گزارش نام گزارش را درج نمایید .
  • * در ابتدای هر صفحه کد و شرح حساب کلی که گزارش گرفته اید منظور نمایید .
  • * در ابتدای هر گروه معین نام و کد معین مذبور را درج نمایید .
  • * در بخش جزئیات گزارش شماره ، تاریخ ، شرح ، مبلغ بدهکار و بستانکار هر گردش را درج نمایید .
  • * در انتهای هر گروه معین جمع گردش حساب معین را منظور نمایید .
  • * در انتهای هر صفحه شماره صفحه را منظور نمایید .
  • * در انتهای گزارش جمع بدهکار و بستانکار را محاسبه نمایید .

فرمت گزارش در انتها به شکل ذیل خواهد بود .

 

 

فرم را با نام Report ذخیره نموده و به سراغ Combo_Box فرم Main برویم ، تب Event و بخش After_Update آن را به گونه تنظیم نمایید ، که پس از هر بار تغییر مقادیر Combo_Box گزارش ساخته شده نمایش داده شود .

 

 

 

 

 

 

 

 

هر چند در بخشهای مختلف کار ، از کارایی های Queries استفاده شد ، اما توانایی های این بخش ، بسیار بیشتر از آنچه ارائه گردید ، است.

   + هادی برزوئی ; ۱٢:٠٩ ‎ب.ظ ; ۱۳۸٧/٥/٢٦
    پيام هاي ديگران ()